Obligaciones del destinatario en las operaciones intracomunitarias

Obligaciones del destinatario de la factura

Cuando los destinatarios de las facturas o documentos sustitutivos sean empresarios o profesionales, deberán conservar durante el plazo de prescripción fiscal las facturas recibidas.

Si la factura se recibe en formato electrónico acompañada de una firma electrónica reconocida u homologada por la Administración Tributaria, el destinatario deberá verificar la firma y validez de los certificados utilizados.

La gestión de la conservación de los documentos recibidos y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse de manera ordenada, de manera que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar llegado el caso el acceso y descifrado a la Administración tributaria en su actividad de comprobación, llegado el caso.

Los obligados tributarios pueden optar por la digitalización de aquellas facturas en formato papel que tenga la consideración de originales. Se entiende por digitalización certificada aquel proceso tecnológico que permite convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada en alguno de los formatos admitidos por la Administración Tributaria. La digitalización debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Que la digitalización sea realizada por el propio obligado tributario o por un tercer en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en los dos casos un software certificado por la Administración Tributaria.
  2. Que el procedimiento de digitalización garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen sea firmada con una firma electrónica mediante un certificado electrónico instalado en el software utilizado para la digitalización.
  3. Que el resultado de la digitalización se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos a efectos de dar cumplimiento con las obligaciones formales de los empresarios o profesionales.
  4. Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:
    • Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
    • Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.

Los documentos en formato papel debidamente digitalizados podrán ser destruidos por el obligado tributario.

El empresario o profesional puede cumplir o hacer cumplir la obligación de conservación de las facturas y otros documentos sustitutivos, determinando el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de poner a disposición de la Administración Tributaria que esté desarrollando actuaciones de comprobación previo requerimiento. Cuando la conservación se efectúe fuera de España, la mencionada obligación se cumplirá válidamente cuando se realice exclusivamente mediante medios electrónicos que garanticen el acceso en línea así como la carga remota por parte de la Administración Tributaria.


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